Das Fundament: Analog trifft Digital
Mein Organisations-System hat zwei Säulen. Die analoge läuft über das Bullet Journal — von Ryder Carroll entwickelt, kombiniert es Kalender, Notizbuch und To-do-Liste in einem einzigen Buch. Es ist mein Ort für den großen Blick: der Future Log für langfristige Ziele und Leuchttürme, der Monthly Log für die Monatsübersicht. Ergänzt wird das durch ein Pocket Bullet Journal — ein kleineres Heft fürs Tagesgeschäft, das ich immer dabei habe.
Auf der digitalen Seite bin ich tief im Apple-Ökosystem verwurzelt. iOS, macOS, iCloud — die Vernetzung funktioniert einfach reibungslos. Mein digitales Herzstück ist dabei DEVONthink 4 (kurz: DT4). Das Programm ist schwer zu beschreiben, weil es so vieles gleichzeitig ist: Dokumentenarchiv, Wissenssystem, Aufgabenverwaltung, Scanner-Backend. Alles, was ich digital erhalte, landet dort — von heruntergeladenen PDFs über Webseiten bis hin zu eingescannten Briefen. Ich führe dort eine Leseliste, pflege meine offenen Aufgaben und behalte dank thematisch getrennter Datenbanken den Überblick.
Das Problem: Zu viele Stellen, zu viel Hin und Her
So gut das System funktioniert — ein echter Reibungspunkt war immer der Bruch zwischen DT4 und dem Rest. Die Aufgaben lagen in DT4, der Tagesblick lief über das Bullet Journal. Das bedeutete: regelmäßig übersetzen zwischen analog und digital, mühsam und fehleranfällig.
MERLIN greift ein — Schritt 1: E-Mails sortiert ins Archiv
Einen ersten Bruch hat MERLIN mit einer E-Mail-Automatisierung geschlossen. Eingehende Mails wandern nun per Script direkt nach DT4 — und das sortiert: Markierte Mails landen in einem To-do-Ordner, der Rest in einem Ablageordner, den ich bei Bedarf durchsehen kann. Spam und Werbung sortiere ich vorher im Mail-Programm aus, der landet gar nicht erst in DT4.
Das klingt nach einem kleinen Detail. Ist es aber nicht. Alle relevanten Informationen — Aufgaben, Dokumente, E-Mails — sind jetzt an einem Ort, nach Priorität strukturiert. Das ist ein echter Gewinn.
Unter der Haube steckt ein Python-Script, das als Regel direkt in Apple Mail läuft und bei jeder neuen Mail automatisch ausgelöst wird — kein händisches Starten, kein Vergessen. Naja, manchmal muss ich doch nachhelfen. ;-)
MERLIN greift ein — Schritt 2: DT4 füttert die iOS Reminders
Der spannendere Schritt ist die neue DT-Reminders-Integration. Funktioniert so: Wenn ich in DT4 einem Dokument das Label „zu erledigen" und ein Fälligkeitsdatum gebe, passiert täglich um 05:00 Uhr Folgendes: Ein Script durchsucht alle DT4-Datenbanken, sammelt alle für heute fälligen Einträge und legt sie automatisch als Aufgaben in der iOS Reminders App an — mit Uhrzeit und einem direkten Deeplink zurück nach DT4.
Das Elegante daran: Der Deeplink funktioniert sogar dann noch, wenn ich die Datei in DT4 in einen anderen Ordner verschiebe. Der Link bleibt stabil, und das geräteübergreifend. Was ich am Mac bearbeite, ist über denselben Link auf dem iPhone genauso erreichbar. Für mich ist das einer der größten praktischen Vorteile des ganzen Systems.
Zusätzlich läuft jetzt auch meine Leseliste ins Reminders-System. Alles, was ich in DT4 als „lesen" markiere, landet automatisch als einfaches To-do auf dem iPhone. Beim ersten Durchlauf hatte ich allerdings einen Moment der Ernüchterung: 94 Einträge. Da wartet wohl ein großes Aufräumen auf mich.
Ein Update, das kurz alles durcheinander brachte
Nun habe ich gestern endlich (!!) auf macOS 26.5 aktualisiert — und damit einen kleinen Sturm ausgelöst. Mehrere LaunchAgents und Systemdienste, die MERLIN für mich eingerichtet hat, liefen danach nicht mehr korrekt. Klassisches macOS-Update-Erlebnis: Berechtigungen weg, Hintergrundprozesse neu einrichten.
MERLIN hat das repariert. Ob morgen früh um 05:00 Uhr alles sauber durchläuft, werde ich sehen — dann zeigt sich, ob das System wie geplant startet.
Wohin geht die Reise?
Das bringt mich zu einer Frage, die ich noch nicht abschließend beantwortet habe: Bleibt das Bullet Journal mein führendes System im Alltag — das, was ich morgens aufschlage und von dem aus ich den Tag starte? Oder übernimmt die Kombination aus DT4 und iOS Reminders diesen Part?
Meine aktuelle Tendenz: Das Bullet Journal bleibt für die großen Linien — Ziele, Leuchttürme, Monatsreflexion. Die operative Tagessteuerung wandert zunehmend ins Digitale. Weniger Hin-und-Her zwischen den Systemen, mehr Fluss.
Das eigentliche Learning: Ein System, das wirklich funktioniert, arbeitet für einen — nicht umgekehrt. Genau das versuche ich gerade zu bauen.
Ich halte euch auf dem Laufenden.
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